Việc mua bán hàng hóa trên thị trường hiện nay diễn ra sôi nổi và các đơn vị cần có cách thức xác lập nó. Biên bản giao nhận hàng hóa chính là văn bản được dùng để xác lập thời điểm giao – nhận. Vậy loại biên bản này có phải mọi trường hợp đều phải lập và nội dung có những gì mời bạn theo dõi bài viết bên dưới sẽ rõ.
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Lập biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại văn bản được lập ra và ký kết của 2 bên mua bán hàng hóa tại thời điểm giao – nhận lô hàng hóa nào đó. Biên bản này có nội dung đúng như thỏa thuận của 2 bên mua – bán, 2 bên đều đồng ý hoàn toàn và chấp thuận tại thời điểm ký kết.
Trên thực tế việc giao hay nhận hàng hóa nhiều khi dễ bị lật lọng, một bên chối không nhận được hàng. Vì thế gây ra nhiều cuộc tranh cãi khó chứng minh, làm ảnh hưởng tới bên còn lại. Do vậy việc lập biên bản chứng minh rõ bằng văn bản thời điểm giao hay nhận hàng hóa có ký kết của 2 bên rõ ràng sẽ làm căn cứ xác lập hành vi cụ thể.
Về sau có bất cứ tranh cãi về công việc giao hay nhận hàng hóa có thể sử dụng biên bản này để xác thực được. Dù hàng hóa lớn hay nhỏ có biên bản cũng an tâm hơn nhiều so với việc không có bất cứ văn bản nào xác thực.
Biên bản giao hàng hóa được thực hiện khi bên bán giao hàng hóa tận nơi cho bên mua đầy đủ số lượng và đúng chất lượng cam kết ban đầu. Biên bản nhận hàng hóa là khi bên mua ký vào văn bản nhận đủ hàng hóa được giao, bán bởi bên mua với số lượng, chất lượng như thỏa thuận.
Nội dung có trong biên bản giao nhận hàng hoá
Nội dung của biên bản giao – nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng theo quy định sẽ có mẫu riêng và tùy vào tính chất mặt hàng, công việc, đặc thù từng ngành sẽ có thêm các danh mục, điều khoản khác. Về cơ bản, trong nội dung của biên bản này có những thông tin như sau:
- Tên của đơn vị bán hàng
- Ngày tháng năm cụ thể
- Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, hotline, người đại diện – chức vụ
- Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, hotline, người đại diện – chức vụ
- Nội dung của hàng hóa mua bán, số lượng, đơn giá,….
- Ký tên xác nhận, đúng dấu.
Một số lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao hàng hóa
Trong biên bản này phải có những nội dung cụ thể và đó là dạng văn bản xác thực về mặt pháp luật khi có tranh chấp. Vì vậy bạn sử dụng loại văn bản này cần phải lưu ý một số điều bên dưới:
Các thông tin phải chính xác
Biên bản giao nhận hàng phải đủ thông tin quan trọng
Những thông tin được cung cấp trong biên bản cần phải đầy đủ và chính xác, không được ghi khống hoặc ghi sai lệch. Các thông tin quan trọng không được bỏ sát, cả thông tin liên hệ của 2 bên, địa chỉ đang làm việc.
Nếu sản phẩm hàng hóa giao nhận cần phải kê giá thành theo đơn giá cụ thể, thời gian gia nhận đã cam kết, các thông số kỹ thuật, số lượng, yêu cầu chất lượng. Còn nếu là tài sản phải ghi rõ giá trị ước tính một cách cụ thể, trách nhiệm – quyền hạn của mỗi bên.
Thực hiện đồng thời với hợp đồng giao nhận
Biên bản giao – nhận hàng hóa được soạn thảo và thực hiện đồng thời với cam kết trong hợp đồng xác lập. Biên bản này thực hiện đồng thời với các hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển.
Điều này xác nhận việc nắm bắt tình hình cụ thể khi giao dịch hàng hóa giữa các bên, tránh các sai sót hoặc chậm trễ dẫn tới tranh cãi không đáng có. Chẳng hạn như mua bán tiến hành vào giữa tháng tới cuối tháng mới làm biên bản giao nhận, tính chuẩn xác, tin cậy không được đảm bảo.
Phải có chữ tươi
Chữ tươi ở đây có nghĩa là dấu hiệu biểu tượng thể hiện sự đồng thuận của 2 bên giao dịch giao – nhận hàng hóa. Mỗi biên bản ở phía cuối sẽ cần phải có chữ ký tươi của cả 2 bên đầy đủ. Nếu biên bản không có chữ ký và không đóng dấu hợp lệ không có chứng thực về mặt pháp lý.
Có chữ ký tươi của cả 2 bên
Làm thành 2 bản
Biên bản giao – nhận hàng hóa phải được lập thành 2 bản, mỗi bên tham gia sẽ được giao cho giữ 1 bản. Đây chính là giấy tờ pháp lý cho mỗi bên để không may xảy ra trường hợp có tranh cãi để sử dụng để chứng minh.
Mỗi biên nhận cần được bảo quản một cách cẩn thận, giữ cho nguyên vẹn hình thức và các nội dung bên trong. Không được thay thế bất cứ trang nào trong biên bản, có đóng dấu liền các trang với nhau.
Qua thông tin cung cấp trên bài viết bởi Nhân Lực Phát Đạt, bạn đã hiểu rõ hơn về biên bản giao nhận hàng hoá là gì rồi phải không. Bạn có thể tham khảo cụ thể mẫu biên bản để làm nội dung thỏa thuận, xác lập căn cứ thực hiện hành vi cho chính xác.