Tìm hiểu về hồ sơ nhân sự là gì? Phân loại trên thực tế

Đối với những người đi xin việc hoặc làm trong công ty, tổ chức cần thiết có hồ sơ nhân sự. Vậy đây là loại giấy tờ gì, có cần thiết không, hiện có quy định gì bạn chưa biết? Những thắc mắc này sẽ được Nhân Lực Phát Đạt giải đáp chi tiết dưới đây.

Khái niệm hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một bộ hồ sơ riêng lưu trữ các thông tin về sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, hợp đồng, bảo hiểm, quá trình làm việc, chế độ lương thưởng, lịch sử nghỉ phép,… Toàn bộ quá trình làm việc, thông tin cá nhân của một người được lưu lại và cung cấp đầy đủ, chi tiết. 

Hồ sơ của người lao động thường được nộp và lưu lại trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Căn cứ vào các thông tin trong đó, bộ phận nhân sự có thể nắm bắt rõ được về một người, từ đó sắp xếp vị trí làm việc phù hợp và làm cơ sở lên bảng lương. 

Những thông tin có trong bộ hồ sơ đều phải đảm bảo tính chính xác và có công chứng, chứng thực ở cơ quan chính quyền địa phương. Việc bảo quản cũng rất quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhân sự. 

Các nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự phải đảm bảo thực hiện theo các nguyên tắc nhất định để đảm bảo sự chuyên nghiệp, khoa học, dễ tìm kiếm. Đồng thời tiện cung cấp cho các đợt thanh tra, kiểm tra, quyết toán của cơ quan nhà nước hay công ty, doanh nghiệp, tổ chức…

Trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ cẩn thận. Có thể được cất trong tủ, trong két hoặc vị trí quan trọng, do bộ phận nhân sự quản lý.

Trong một bộ hồ sơ lưu trữ gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên sẽ cần phải có một số loại giấy tờ quan trọng như:

• Sơ yếu lý lịch
• Giấy khám sức khỏe
• Bằng đại học/cao đẳng/trung cấp công chứng
• Chứng minh nhân dân / căn cước công dân công chứng
• Sổ hộ khẩu công chứng
• Bản tóm tắt quá trình làm việc,…

Bộ hồ sơ về nhân sự đầy đủ gồm những gì?

Hồ sơ nhận sự được chia thành nhiều loại, tùy thuộc mục đích sử dụng  bao gồm hồ sơ sử dụng trong thời gian thử việc, học việc và khi đã làm nhân viên chính thức. Tùy từng loại sẽ yêu cầu các loại giấy tờ.

Hồ sơ với người đi xin việc, thử việc

Một bộ hồ sơ chuẩn bị cho những người đi xin việc, thử việc bao gồm những loại giấy tờ nhất định. Thông thường, bạn cần photo công chứng từ bản gốc tại các cơ quan chính quyền. Bao gồm có: 

• Đơn xin việc;
• Sơ yếu lý lịch;
• CMND/CCCD photo công chứng
• Bằng cấp photo công chứng gồm bằng đại học/cao đẳng/trung cấp/bằng cấp 3;

Đối với người lao động là người nước ngoài, ngoài các loại giấy tờ ở trên còn phải cung cấp visa lưu trú, giấy phép được phép hoạt động tại Việt Nam. Người lao động từ độ tuổi 15-18 phải có văn bản đồng ý giao kết làm việc chính thức.

Đối với đơn vị sử dụng người lao động dưới 15 tuổi cần phải cung cấp thêm các giấy tờ. Bao gồm: 

• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật cho người lao động dưới 15 tuổi.
• Văn bản của chính người lao động dưới 15 tuổi đồng ý giao kết hợp đồng công việc với bên sử dụng lao động.

Hồ sơ đối với người lao động chính thức

Hồ sơ của người lao động đã làm việc chính thức tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được chính đơn vị đó lưu trữ hồ sơ. Một bộ đầy đủ bao gồm các loại giấy tờ riêng đặc biệt: 

• Hợp đồng lao động chính thức do phía công ty soạn ra, 2 bên đọc kỹ hợp đồng và có ký kết
• Doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho người lao động có sổ bảo hiểm 
• Các giấy tờ về bổ nhiệm chức vị, thăng cấp, tăng lương…
• Các loại giấy tờ phát sinh chữ ký người lao động thì doanh nghiệp làm thành 2 bản và lưu trữ trong hồ sơ tại doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự về thuế, kế toán

Các công ty, đơn vị có nghĩa vụ đóng thuế theo quy định pháp luật. Đồng thời cung cấp đầy đủ, chi tiết giấy tờ kế toán về nguồn vốn, thu chi hàng tháng cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Trong đó, hồ sơ nhân sự cũng có giấy tờ liên quan về thuế, kế toán: 

• Các giấy tờ về quyết định về tiền lương, quy chế về lương thưởng ở trong doanh nghiệp
• Bảng lương, giấy tờ chứng nhận thanh toán tiền lương và bảng lưu trữ tổng hợp về cụ thể từng năm đối với nguồn thu nhập, các khoản thuế đã nộp cho cơ quan
• Lưu trữ thẻ lương có cả chữ ký của đầy đủ các nhân viên
• Các loại giấy tờ, biên lai khấu trừ về thuế dành cho nhân sự không ký hợp đồng hoặc đã nghỉ việc giữa chừng
• Tờ khai về giảm trừ gia cảnh của nhân viên đã được xác nhận bởi phía cơ quan thuế

Cách thức để lưu trữ hồ sơ về nhân sự hiệu quả

Việc lưu trữ hồ sơ về nhân sự không phải ở đơn vị nào thực hiện cũng mang lại hiệu quả cao và sắp xếp khoa học. Theo các chuyên gia trong nghề thì có chia sẻ một số mẹo để thực hiện tốt công việc:

• Nhờ công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ khoa học, dễ nhớ và tiện lợi  khi dùng tới. 
• Phân loại hồ sơ về nhân sự rõ ràng, khoa học, trình tự hợp lý để tìm ra dễ dàng, không dễ bị mất, hỏng hoặc thất thoát
• Lựa chọn nơi lưu trữ các hồ sơ hợp lý và đảm bảo theo thời gian ít bị các yếu tố bên ngoài làm hỏng. Đối với giấy tờ bằng giấy thì nên chọn nơi thoáng mát, khô ráo, sạch sẽ, tránh bị ẩm mốc, không có nhiều lỗ hổng để chuột, gián chui vào gặm nhấm. Còn nếu lưu trữ trên phần mềm máy tính thì chọn phần mềm chất lượng, bảo mật tốt.
• Thường xuyên kiểm tra hồ sơ lưu trữ để tránh quên lãng, xem xét tính đầy đủ và khắc phục ngay nếu có vấn đề. 

Với thông tin bài viết cung cấp từ Nhân Lực Phát Đạt hy vọng bạn đã hiểu rõ về hồ sơ nhân sự. Chia sẻ giúp bạn biết thêm các cách để lưu trữ giấy tờ hiệu quả, an toàn hơn để áp dụng.