Bảng mô tả công việc là một trong những văn bản cần được cung cấp đầu tiên cho người thực hiện đó. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa thực sự hiểu rõ cách soạn thảo một bảng mô tả công việc hay tầm quan trọng của nó. Bởi đây sau đây hãy để Cung ứng Phát Đạt giúp bạn nhé!
Bảng mô tả công việc rất quan trọng
Tổng quan về bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc là văn bản có nội dung chính bao gồm các thông tin về trách nhiệm, nhiệm vụ cần hoàn thành đối với một công việc nhất định được giao. Một bản mô tả đủ điều kiện khi đạt được đầy đủ các yếu tố như:
- Soạn thảo bằng ngôn ngữ đơn giản
- Đầy đủ thông tin
- Nội dung dễ hiểu đối với người thực hiện công việc được mô tả
Tầm quan trọng của bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc đóng vai trò quan trọng, giúp mọi người nắm rõ, đúng và chính xác về nhiệm vụ được giao:
- Công cụ giúp nhà tuyển dụng tìm và xác định được người phù hợp với công việc.
- Công cụ nhà tuyển dụng sử dụng để theo dõi, đánh giá hiệu quả của công việc đã giao.
- Văn bản quy phạm trách nhiệm vừa là văn bản hướng dẫn giúp người thực hiện hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu của công việc được giao.
- Trong trường hợp một công việc được giao cho nhiều người thực hiện những phần khác nhau bảng mô tả công việc có nhiệm vụ phân chia công việc rõ ràng cho từng người, tránh xảy ra va chạm hay tránh trùng lặp công việc.
Bảng mô tả công việc giúp mọi người nắm rõ công việc được giao
Những nội dung chính của bảng mô tả công việc
Mỗi công việc sẽ có một bảng mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên với một hầu hết đều sẽ có những nội dung sau:
- Tên công việc, địa điểm làm việc, tên người được tuyển dụng để làm việc đó,….
- Nội dung công việc: phân chia công việc cho từng cá nhân, phương thức tiến hành công việc, các giai đoạn công việc. Xác định rõ ràng trách nhiệm và phạm vi của người thực hiện. Hướng dẫn thực hiện công việc,…..
- Yêu cầu chi tiết cho công việc: Những kỹ năng cần thiết khi thực hiện công việc (tinh thần, ý thức, kiến thức, trách nhiệm,…), bên cạnh đó là điều kiện, yêu cầu sức khỏe, thời gian và những yếu tố quan trọng khi thực hiện công việc.
- Tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng đề ra: đây là một trong những nội dung quan trọng nhất và không thể thiếu của bảng mô tả công việc, đây được xem như là thước đo để nhà tuyển dụng theo dõi, đánh giá tiến độ của công việc đã giao.
Các bước để lập bảng mô tả công việc
Trình tự để lập một Bảng mô tả công việc được chia thành 4 bước lần lượt như sau: Lên kế hoạch, thu thập dữ liệu và thông tin, tổng hợp lại và phê duyệt.
Có 4 bước để lập một bảng mô tả công việc
Bước 1: Lập kế hoạch
Để đạt được kết quả công việc như ý muốn thì ngay từ khâu lên ý tưởng và chuẩn bị đã cần chỉnh chu. Một ý tưởng và sự chuẩn bị tốt đã quyết định từ 20 – 30% kết quả thực hiện của công việc. Ngoài ra khâu chuẩn bị còn cần xác định rõ ràng phạm vi trách nhiệm của người thực hiện và yêu cầu đề ra cho công việc để thuận tiện cho công tác kiểm tra và đánh giá kết quả sau này.
Khi lập kế hoạch cần xác định rõ ràng các yêu cầu như: Mục đích và nhiệm vụ của công việc, trách nhiệm và yêu cầu dành cho người thực hiện công việc, Kết quả tối thiểu cần đạt được khi thực hiện xong công việc,….
Bước 2: Thu thập dữ liệu và thông tin
Trước khi bắt đầu thực hiện công việc thì việc thu thập các thông tin cần thiết phục vụ cho tiến trình công việc là điều tối quan trọng. Lượng thông tin thu thập cần phải đầy đủ để người thực hiện hiểu rõ ràng nhất và cách thực hiện công việc, cũng như mục đích của công việc. Có thể sử dụng sơ đồ để biểu diễn công việc.
Mẫu bảng mô tả công việc
Bước 3: Tổng hợp thông tin và phác thảo bản mô tả công việc
Sau khi thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết cho công việc, tiếp theo sẽ tiến hành tổng hợp và thực hiện chuyển thông tin bên ngoài vào bảng mô tả công việc. Thông tin khi đưa vào cần phải đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu giúp cho người thực hiện hình dung được những công việc cần làm cũng như phạm vi trách nhiệm. Bảng mô tả không nhất thiết phải do bên nhà tuyển dụng soạn thảo mà cũng có thể do bên thực hiện công việc soạn thảo.
Bước 4: Phê duyệt
Quản lý và người thực hiện cùng xem xét và thống nhất về văn bản mô tả công việc. Cả 2 bên thảo luận và đưa ra ý kiến về nội dung có trong dự thảo. Sau khi đã thống nhất sẽ tiến hành xác nhận. Cuối cùng bảng mô tả chi tiết công việc chính thức có hiệu lực giữa 2 bên.
Lưu ý: Do số lượng các công việc rất nhiều và đa dạng, có nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Bởi vậy với mỗi công việc của một ngành nghề đặc thù nào cũng có những yêu cầu về kĩ thuật hay kiến thức riêng không giống nhau.
Mỗi ngành nghề đều có bảng mô tả công việc khác nhau
Bởi vậy tùy thuộc vào từng công việc mà bảng mô tả sẽ có những điểm thay đổi sao cho phù hợp nhất. Một số các yêu cầu khác nhau thường gặp như: trình độ học vấn, tuổi tác, sức khỏe, trình độ ngoại ngữ,…..
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển thì việc thu thập và tìm kiếm các thông tin cần thiết liên quan đến công việc đã không còn khó khăn như trước. Tuy nhiên, mặt trái là độ chính xác của các thông tin này khi đưa lên mạng internet hầu hết đều chưa được xác thực, độ an toàn không cao. Chính bởi điều này mà khi tiến hành thu thập thông tin cần phải cẩn thận và tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau để tránh những sai lệch trong thông tin sử dụng.
Bảng mô tả công việc là văn bản cần thiết và có ích trong việc giúp nhân sự hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân. Hi vọng, với những thông tin hữu ích được Cung Ứng Phát Đạt chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng bảng mô tả chuẩn mực, phục vụ việc quản lý nhân sự tốt hơn.